Jag tror att de flesta av oss är av åsikten att en fungerande organisation kräver god kommunikation. Alla bör ha ett hum om tre saker, enligt mig. Dessa är (1) ens (arbets)uppgifter, (2) vad som är på gång i organisationen och (3) vad organisationen gör. Här anser jag att ledningen drar det största lasset. Det vill säga chefer, eller ordföranden som pekar med hela armen var vägen är. När inget av tidigare nämnda saker fungerar, då leder det till frustration, särskilt för dem som är längst ned i ledet.

Jag är medlem i en större förening där jag emellanåt har upplevt kommunikationen varit rätt dålig nedåt. Många beslut skapas högre upp i hierarkin och dessa kommuniceras ned väldigt sent, eller genom omvägar. Nu är exempelvis dataskyddsförordningen nära, och först i december nämndes det i officiella kanaler internt att man arbetade med denna fråga. Dessutom ska man byta ut ett IT-verktyg i samband med att förordningen träder i kraft. Två stora förändringar som sker samtidigt, vilket jag ser som riktigt dåligt. Jag hör också frustration från andra förtroendevalda som inte får den information som de bör ha fått.

Vad jag inte förstår är varför man börjar officiellt gå ut med arbetet sista halvåret, när dataskyddsförordningen klubbades igenom april 2016. Även om jag känner till att man ska göra ett ordentligt förarbete innan förändring, upplevs det i detta sammanhang som att man väntar till sista sekund. Kommunicera snarare tidigt i de (interna) officiella kanalerna istället, tycker jag. Då har man motarbetat väldigt mycket negativitet från samtliga led.

Ibland kan kommunikationen också avslutas i en handkakning.

People”. Bild av rawpixel. Licens: CC0.

Fel nummer 1: ”Vi och dem” i kommunikationen

Förmodligen klyscha nummer ett är ”vi och dem”. Detta är en grogrund för konflikter, när man avpersonifierar en grupp. Då gör man det enklare att skylla ifrån sig. Detta kan upplevas hända om man skapar ett nytt IT-verktyg som exkluderar vissa och inkluderar andra… Ytterligare avsaknad av transparens bidrar även till känslan av att man inte är inkluderad.

Fel nummer 2: Krackelerande kommunikation

Med hjälp av kommunikationen som verktyg ökar transparensen mot varandra. Förmodligen självklart för de flesta, men uppenbart inte alla. Det blir inte bättre av att ha en avsaknad av rutiner. Värst av allt är dock när rutiner finns men dessa inte tillämpas. Kanske inte så lätt när nuvarande verktyg inte stödjer processerna i organisationen, utan är bara ett förvirrande element att sätta sig in i.

Fel nummer 3: Avsaknad av förbättringsarbete

I en idealvärld behöver man nog inte ha med förbättringsarbete. Dock är den tanken orealistisk. Förbättringsarbetet måste vara med hela tiden, man bör ha rutiner för hur man tar emot synpunkter och arbetar med att göra organisationen bättre.

Något jag definitivt stör mig på är när man inte har något som kan liknas vid faddrar, av mer erfarna förtroendevalda. Med detta menar jag mentorer, som slussar in nya personer in i deras uppgifter och beskriver dels förväntningar men även hur man kan arbeta för att nå dem.

Summa summarum

Jag är dock inte bitter, även om mitt inlägg antyder det. Snarare vill jag med mitt inlägg visa att det är en ständig påminnelse att man alltid ska nämna sådant, till och med det som känns självklart. För så kan det ju vara, det som är självklart för A kanske inte är för B. Därför gäller det att säga det man vill ha sagt i god tid.

Även om det inte är självklart i mitt inlägg, så krävs det förstås att man nerifrån också uttrycker förväntningar och framförallt behov av hjälp. Men, du som läser kanske har märkt av att detta är ett kontinuerligt arbete. Jag vill även belysa att det först är när jag nerifrån ”skickar upp bollen” som jag upplever att man får bättre gensvar. Även om jag själv varit irriterad på situationen försöker jag alltid undvika att ta ut det på personen i fråga som hjälper mig, men är jag riktigt förbannad berättar jag att jag är det – på situationen – aldrig på personen jag talar med.

Bonusfakta

I organisationer finns många människor. Alla är ju olika, och vissa kan man uppleva som besvärliga. Dock är den inställningen inte bra vid kommunikation med just andra medmänniskor. Något jag tycker Morgan Alling på ett bra sätt beskriver i en timmas föreläsning hos DIK (facket för kultur och kommunikation, som de beskriver på sin webbplats). Föreläsningen finner du på Youtube, och jag rekommenderar den varmt.